Email -- Merupakan partner kita sehari-hari. Ada yang menggunakannya hanya untuk login, ada yang menggunakannya untuk mengecek slip gaji, ada yang dalam 1 hari dapat mengirim / menerima puluhan email. Pernahkah anda memikirkan, bagaimana cara email itu bekerja? Tentu saja bukan sulap bukan sihir ya, dibaliknya semua diracik melalui sains!

Email secara simpel

Email in-a-nutshell

Secara singkat dan simpelnya, email dapat dibagi menjadi 5 langkah besar:

Dari 5 langkah besar tersebut, akan saya perjelas per langkahnya.

Langkah 1. Pembuatan email oleh user

Dari 5 langkah besar di atas, hanya di langkah ini saja anda selaku user biasa / pengguna layanan email melakukan tindakan.

Kita tentunya sudah sangat familiar dengan langkah ini, karena kita melakukannya sehari-hari.

Membuat email bisa melalui 2 jalan; Pertama melalui mail client (Misal Thunderbird, Geary, Kmail, Outlook, K9Mail, dst), dan yang kedua melalui webmail (Gmail, Hotmail, Webmail, dst).

Tidak perlu bingung, bedanya hanya di program yang digunakan. Mail client merupakan program yang diinstall di PC, sedangkan webmail merupakan program email yang kita akses melalui browser.

Membuat email baru di thunderbird

Pada intinya, disini kita memasukkan tujuan email dan isi email, kemudian mengklik send.

Langkah 2. Kontak dengan server email

Ketika klik send, kok hanya muter? Aduh yang bermasalah dimana ya?

Seperti manusia yang sakit perlu didiagnosa dulu untuk menemukan obat yang tepat, di area IT pun sama. Salah satu penyebabnya bisa jadi adalah kegagalan mulai dari langkah ke 1 hingga langkah ke 5 nantinya.

Pertama yang dilakukan oleh mail client atau webmail ketika user mengklik send, adalah mengontak dahulu server email anda. Misalkan anda memiliki email gmail, maka yang dikontak adalah server emailnya google dahulu. Atau apabila anda memiliki email konimex, maka yang dikontak adalah server emailnya konimex.

Apa saja yang terjadi di langkah ini?

Langkah 3. Pemrosesan di server email

Pada langkah ini, ada banyak hal yang dilakukan di server email yang tentunya bervariasi tergantung settingan server email masing-masing perusahaan.

Misalkan di server email terdapat list blacklist alamat tujuan yang ternyata email anda ditujukan ke alamat tersebut, maka email anda akan dikembalikan ke pengirim atau dibuang.

Atau server email disetting untuk mengscan dahulu attachment anda apakah mengandung virus / malware, hingga apakah kata-kata dalam email anda mengandung kata-kata yang biasa terdapat di email spam atau tidak.

Atau server email mengecek apakah server email tujuan sedang down atau tidak, sehingga apabila down maka server email 'menahan' dahulu email anda hingga server email tujuan kembali nyala. Mungkin juga mengirimkan anda pemberitahuan bahwa email anda masih 'ditahan' di server.

Dan seterusnya, dan seterusnya. Intinya semakin ketat server emailnya, maka pemeriksaan akan makin banyak. Hal ini untuk menjaga agar email yang dikirimkan merupakan email yang valid dan bersih.

Ketika semua sudah oke, maka email anda 'dilempar' ke server email tujuan.

Langkah 4. Server email tujuan menerima email anda

Setelah melalui ribuan kilometer kabel, akhirnya email anda sampai ke server email tujuan. Namun belum selesai disitu saja perjuangannya, di server email tujuan juga dilakukan screening mirip seperti di langkah 3.

Lhoh kok mindogaweni? Sudah dilakukan ini itu di langkah 3, kenapa dilakukan lagi?

Hal tersebut karena perbedaan standar maupun policy di masing-masing perusahaan. Anda dapat dengan mudah membuat server email yang dapat mengirimkan email, namun sangat sulit untuk membuat server email yang 'lengkap' dengan segala pengecekannya yang bisa dibilang mahal tenaga.

Bisa jadi perusahaan anda memiliki policy batas attachment 20MB. Namun di perusahaan tujuan email anda, policy nya 15MB. Disini email bisa ditolak dan dikembalikan ke pengirim.

Apabila semua lancar, maka email anda berhasil masuk ke server email tujuan di mailbox orang yang kita tujukan. Namun masih ada langkah terakhir.

Langkah 5. Program mengambil email dari server

Seperti langkah 1, pintu gerbang server email dengan para usernya adalah mail client atau webmail. Untuk membaca email yang sudah dikirimkan tadi, maka user yang anda tujukan perlu membuka emailnya melalui program tersebut.

Apabila program sukses mengetahui ada email baru masuk dan mengirimkan notifikasi di desktop, selamat email anda sudah sampai dan dapat dibaca!

Semoga sedikit informasi di atas dapat memberikan kita semua gambaran singkat jalan yang perlu dilalui oleh email anda. Keep learning!