tppbanner

Kamu Harus Tahu! Pivot Excel Mempermudah Pekerjaanmu!

tpp.science.tech@intra.net - 03 Jul 2024 14:16

Halo co-wokers! Salah satu hal yang seringkali melekat dan tidak bisa dipisahkan dari pekerjaan kita adalah data. Data ini penting sekali untuk membuat kita bisa bekerja dengan baik, seperti dari mulai kegiatan analisis, planning, controlling, hingga kegiatan evaluasi dan improvement.Nah, rekan-rekan pasti tahu kan, Microsoft Excel merupakan salah satu program yang digunakan saat bekerja. Microsoft Excel merupakan program perangkat lunak untuk mengolah dan menghitung data yang dapat diinput, dikelola, dan diproses dengan format spreadsheet (format sel-sel yang terdiri atas baris dan kolom).

Selain Microsoft Excel, Libre Office Calc juga bisa alternatif program pengolahan data yang efektif dan efisien, seperti yang sekarang kita gunakan bersama di PT Konimex. Meskipun Liber Office Calc adalah software gratis, cara penggunaan dan fitur-fitur yang tersedia tidak jauh berbeda dengan Excel dan tidak kalah komplit lho! Namun pertanyaan besarnya, apakah kita sudah paham dan mampu menggunakan fitur-fiturnya dengan efektif untuk membuat pekerjaan kita juga efektif & efisien?

Salah satu, fitur yang sangat bermanfaat untuk meringankan pekerjaan kita adalah fitur PIVOT TABLE. Apakah kita sudah menggunakannya dengan baik untuk membantu pekerjaan kita agar efektif dan efisien? Yuk kita bahas disini..

APA SIH PIVOT TABLE ITU?

Pivot Table adalah fitur untuk menghitung, meringkas, dan pada akhirnya menganalisis data sehingga data menjadi sebuah tabel yang mudah dipahami. Melalui Pivot Table ini, kita bisa mengolah dan melihat data dengan berbagai cara mulai dari mencari jumlah sebuah data, mencari rata- rata, mencari persentase, dan masih banyak lagi!

Pivot Tabel bisa menjadi solusi cepat untuk membuat analisis data dengan jumlah data yang cukup banyak. Nah, untuk lebih mudah memahami, mari kita belajar bersama dengan contoh penggunaan dibawah ini.

Data diatas merupakan rencana produksi harian. Dalam data tersebut terdapat hari, tanggal, nama produk dan jumlah lot yang akan diproduksi. Lalu bagaimana kita mengetahui jumlah lot yang diproduksi pada tiap produk dalam 1 minggu itu? Apakah kita harus menjumlahnya satu per satu setiap produknya? Tentu tidak dong yaa.. Kita pakai fitur Pivot Table berikut:

Langkah 1

  1. Pilih (klik, tahan, dan gerakkan mouse ke arah data yang akan dipilih) semua data atau range data yang ingin dibuat menjadi Pivot Table. Dalam contoh ini, kita pilih dari sel A3 hingga sel D26. Jangan lupa untuk memilih juga judul kolomnya ya.
  2. Kemudian klik icon Pivot Table pada menu bar (kotak warna merah), atau pilih menu taskbar Data > Pivot Table > Create.
  3. Setelah muncul kotak dialog “Select Source”, pastikan terpilih “Curent selection” lalu klik “Ok”.
Langkah 2

  1. Setelah rekan-rekan klik “Ok”, akan muncul dialog box “Pivot Table Layout”
  2. Selanjutnya, rekan-rekan harus memilih format Pivot Table yang akan dibuat. Misal, jika saya ingin melihat jumlah produksi pada tiap produk. Maka:
    1. Drag (klik dan tahan) “PRODUK” pada kotak daftar “Available Fields” ke kotak “Row Fields”. Ini akan membuat nama produk-produk di data ditampilkan sebagai baris (row) di Pivot Table yang kita buat.
    2. Drag “JML” pada kotak daftar “Available Fields” ke “Data Fields”. Dengan demikian, data yang akan kita hitung (entah mau kita jumlahkan, kita rata-rata, atau lain-lainnya) adalah data yang berada pada kolom “JML.
    3. Perhatikan di kotak “Data Fields” sekarang muncul “Sum - JML” ini artinya, data di kolom “JML” akan kita SUM (jumlahkan semua datanya).
    4. Kita bisa double-click (klik tombol mouse kiri 2x) “Sum - JML” ini untuk memilih akan kita hitung bagaimana data-data ini. Misal, kita bisa memilih:
      • “Count” untuk menghitung jumlah sel yang terisi dengan data tertentu sesuai dengan baris produk.
      • “Average” untuk menghitung rata-rata data per produk.
      • “Max” untuk mencari angka “JML” terbesar di produk tertentu.
      • Dan lain-lainnya.
    5. Selain itu, kita juga bisa memasukkan kolom-kolom lainnya seperti “TGL”, “HARI” dll ke kotak “Column Fields” untuk membuat datanya nanti dipisah lagi berdasarkan tanggal/hari, dimana data hasil perhitungannya akan dipisah sebagai kolom yang berbeda.
    6. Jika sudah memilih bagaimana kita akan menghitung datanya, kita bisa langsung klik “OK”.
Setelah menekan OK, akan muncul sheet baru “Pivot Table_Sheet 1”. Dan kita langsung dapat melihat jumlah lot yang diproduksi pada tiap produk dalam 1 minggu yang ingin kita lihat.

Pivot Table ini sebenarnya cukup sederhana, namun sangat berguna bagi pekerjaan sehari- hari untuk membantu kita menjadi lebih efektif dan efisien. Pivot Table bisa digunakan untuk berbagai macam hal, mulai dari meringkas data, penyaringan data, sortir data, menggali data, dan menghitung data. Namun memang sih, untuk kita bisa memanfaatkannya secara maksimal, kita harus sering-sering coba-coba sendiri fungsi-fungsi di fitur Pivot Table ini.

Nah, pembahasan kita mengenai Pivot Table sampai disini dulu ya rekan-rekan.. Semoga pembahasan ini bisa membantu kita untuk mulai mencoba menggunakan dan bereksperimen dengan Pivot Table untuk membuat pekerjaan kita semakin efektif-efisien. Sampai jumpa lagi di pembahasan berikutnya! (by: Rosmala - 08224)