Kerja Anti Pegel dengan Excel (Episode 1)
tpp.science.tech@intra.net - 08 Mar 2024 15:26
Semangat pagi, sobat TPP!
Bagi sebagian besar dari kita yang sehari-hari bekerja berkaitan dengan data, tentu Microsoft Excel merupakan program yang sudah sangat familiar bagi kita. Microsoft Excel adalah salah satu program spreadsheet (aplikasi pengolah data dengan penyajian secara baris dan kolom) yang paling populer dan paling banyak dipelajari serta dikuasai orang. Bahkan, sekolah-sekolah di Indonesia juga banyak yang sudah memasukkan Microsoft Excel sebagai salah satu pelajaran yang diberikan ke siswa-siswinya lho!
Bagi sebagian besar dari kita yang sehari-hari bekerja berkaitan dengan data, tentu Microsoft Excel merupakan program yang sudah sangat familiar bagi kita. Microsoft Excel adalah salah satu program spreadsheet (aplikasi pengolah data dengan penyajian secara baris dan kolom) yang paling populer dan paling banyak dipelajari serta dikuasai orang. Bahkan, sekolah-sekolah di Indonesia juga banyak yang sudah memasukkan Microsoft Excel sebagai salah satu pelajaran yang diberikan ke siswa-siswinya lho!
Di PT Konimex, memang kebanyakan komputer/laptop kita saat ini menggunakan versi open-source dari Microsoft Excel; yaitu Libre Office Calc dan Open Office Calc. Meski demikian, cara penggunaan keduanya sebenarnya tidak jauh berbeda kok, prinsip-prinsip penggunaannya sama, kebanyakan rumus-rumus dan fitur yang dimiliki juga sangat mirip, meski tentu saja Microsoft Excel sebagai program berbayar tentu memiliki beberapa fitur yang sedikit lebih canggih.
Nah, dalam seri artikel “Kerja anti pegel dengan Excel” ini, kami dari tim TPP Science & Technology ingin membagikan tips & trik mengenai penggunaan beberapa rumus (disebut juga formula di Excel dan Libre serta penggunaannya dalam mempermudah pekerjaan kita sehari-hari.
Istilah dasar terkait acuan referensi pada Excel/Libre
Sebelum kita membahas beberapa rumus/formula yang akan kita bahas pada “episode” pertama ini, terdapat beberapa istilah yang harus kita pahami dulu agar pembahasan kita nanti lebih lancar:
- Cell = 1 kotak di tampilan Excel/Libre yang mengandung 1 data. Setiap cell memiliki “nama” yang terdiri atas kode column dan row. Contoh: Cell “B7”
- Column/kolom = urutan cell/kotak secara horizontal, dengan huruf sebagai kode (A, B, C, D, E, dst). Kode kolom ditampilkan di bagian atas tampilan spreadsheet.
- Row/baris = urutan cell/kotak secara vertikal, dengan angka sebagai kode (1, 2, 3, 4, 5, dst). Kode baris ditampilkan di bagian kiri tampilan spreadsheet.
- Range = area tertentu yang dipilih, dengan format “cellmulai:cellberakhir” misal: “B1:C10” menunjukkan cell yang dipilih adalah dari cell B1 hingga B10 dan C1 hingga C10.
- Output = hasil dari sebuah rumus yang kita gunakan, akan muncul di cell tempat kita mengetikkan rumus tertentu.
Untuk lebih mudah memahami istilah-istilah yang dijelaskan di atas, kita bisa bersama-sama melihat gambar berikut ini:
Rumus SUMIF dalam Excel/Libre
Untuk artikel kali ini, sepertinya kita tidak akan membahas dahulu rumus-rumus standar seperti SUM, AVERAGE, MODE, COUNT, dll. karena rasa-rasanya, kebanyakan dari kita sudah mengetahui formula-formula standar tersebut. Mungkin, rumus-rumus standar ini akan kita bahas jika ada permintaan dari rekan-rekan sekalian ya.
Rumus/formula pertama yang akan kita bahas kali ini adalah rumus SUMIF. Rumus SUMIF ini adalah pengembangan dari rumus SUM yang berfungsi untuk menjumlahkan semua angka dalam range yang dipilih, dimana rumus SUMIF berfungsi untuk menjumlahkan semua angka dalam cell pada seluruh range yang dipilih apabila angka cell tersebut memenuhi syarat tertentu. Darimana syarat sebuah cell dianggap memenuhi syarat tertentu? Syarat ini dilihat dari kolom lain yang sejajar (sebaris/se-row) dengan cell tersebut. Rumus dari formula ini adalah sebagai berikut:
=SUMIF(range, criteria, sum range).
Dimana “range” adalah range kolom tempat persyaratan akan dicek, “criteria” adalah syarat yang kita terapkan untuk menentukan sebuah cell datanya dihitung/tidak (syaratnya apa), sementara “sum range” adalah range kolom dari data yang akan dijumlahkan. Untuk lebih mudahnya, mari kita lihat gambar berikut.
Dari penjelasan dan gambar formula yang sudah kita lihat contohnya di atas, bisa diartikan angka 225 di cell G3 adalah jumlah dari seluruh angka di kolom D2 hingga D21 yang jenis outletnya “Warung” (sebaris, dilihat dari data pada kolom B2 hingga B21). Data pada cell G4 adalah jumlah penjualan Nano di outlet “Toko”, dan data cell G5 adalah jumlah penjualan Nano di outlet “Minimarket”. Pada cell G4 dan G5 ini, kita hanya perlu mengganti formulanya, di bagian criteria: “Warung” menjadi “Toko” (G4) dan “Warung” menjadi “Minimarket” (G5).
Mari kita lihat satu contoh lagi, dengan data yang sama. Kali ini, kita ingin melihat penjualan Nano-nano berdasarkan kotanya: berapa penjualan di Jakarta, Surabaya, dan Bandung.
Di contoh kedua ini, kita hanya mengganti range dan criteria dari formulanya. Rangenya kita ganti jadi C2:C21 (kolom Kota, karena kita mau menghitung jumlah penjualan per kota), sementara criterianya kita ganti menjadi “Jakarta” karena kita ingin mencari penjualan di kota Jakarta (output di cell G11).
Nah, itu adalah sedikit penjelasan bagaimana kita bisa menggunakan formula SUMIF untuk mempermudah pekerjaan kita. Rumus lain seperti AVERAGEIF (menghitung rata-rata apabila cell tersebut memenuhi syarat), juga menggunakan prinsip formula yang sama dengan SUMIF.
Rumus COUNTIF dalam Excel/Libre
Berbeda dari rumus SUMIF yang digunakan untuk menjumlah angka di dalam cell yang memenuhi syarat, rumus COUNTIF digunakan untuk menghitung jumlah cell yang memenuhi persyaratan tertentu. Jika cell tersebut memenuhi kriteria, maka output dari formula ini adalah “1”, sementara jika kriteria tidak terpenuhi maka output formula ini adalah “0”. Berikut rumus formula ini:
= COUNTIF(range, criteria)
Dimana “range” adalah range seluruh cell yang akan dihitung jumlahnya, sementara “criteria” adalah kriteria yang digunakan untuk memutuskan, apakah cell tersebut dihitung atau tidak. Untuk lebih mudahnya mari kita lihat contoh berikut ini:
Untuk menghitung jumlah outlet di kota Bandung, kita tinggal mengganti criteria “Jakarta” menjadi “Bandung”, begitu pula dengan jumlah outlet di kota Surabaya.
Otak-atik criteria pada rumus SUMIF/COUNTIF/dan sejenisnya
Satu hal yang menarik dari rumus SUMIF, COUNTIF, formula-formula sejenis: kriteria yang kita tetapkan sebagai syarat dihitungnya suatu cell bisa sangat fleksibel dengan berbagai macam fungsi. Misal:
- =SUMIF(range, “>10”, sumrange) → Kita ingin menghitung semua data yang nilainya diatas 10.
- =SUMIF(range, “<>Jakarta”, sumrange) → Kita ingin menghitung jumlah data pada cell selain Jakarta.
- =COUNTIF(range, “>70”) → Kita ingin menghitung jumlah cell yang datanya diatas angka 70.
Masih banyak sekali trik-trik yang bisa kita terapkan saat kita menerapkan kriteria ini, bahkan kriteria ini bisa digabung dengan rumus/formula lain. Jika suatu saat ada kesempatan, kita akan bahas trik advanced yang satu ini.
Penutup
Pada kesempatan kali ini kita telah membahas rumus SUMIF dan COUNTIF sebagai pengembangan dari rumus SUM dan COUNT. Rumus SUMIF dan COUNTIF ini sebenarnya masih ada pengembangannya lagi: SUMIFS dan COUNTIFS, yaitu menghitung berdasarkan lebih dari satu syarat.. Mungkin penggunaan rumus ini dapat kita bahas pada episode-episode selanjutnya.
Rumus SUMIF dan COUNTIF sepertinya cukup sederhana, namun sebenarnya kedua rumus ini dapat digunakan untuk begitu banyak tujuan. Contohnya, rumus COUNTIF bisa digunakan untuk mengklasifikasikan data (misal, mengelompokkan nilai ujian anak yang di atas rata-rata dan di bawah rata-rata). Rumus SUMIF bisa digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap kelengkapan data dan cleaning data error, dan sebagainya. Artinya, penggunaan tools sederhana di Excel pun, efektivitasnya akan sangat dipengaruhi oleh kreativitas kita dalam menggunakannya.
Demikian, sepertinya pembahasan kita di episode kali ini sudah cukup panjang, akan kita lanjutkan saja di episode berikutnya. See you! (MKR)